1. Bepaal het doel
Wil je dat collega’s elkaar beter leren kennen, dat afdelingen meer samenwerken, of is het vooral een bedankje voor een druk jaar? Bij samenwerken past een escape room of een kookspel. Bij een bedankje past iets ontspannends, met eten en drinken.
2. Spreek een budget af
Vraag vooraf hoeveel er per persoon is. Vergeet de bijkomende kosten niet: vervoer, eten en drinken, en soms de huur van een zaal. Een uitje op de eigen locatie scheelt vaak de kosten voor vervoer en zaalhuur.
3. Kies twee of drie mogelijke datums
Leg een paar datums voor aan het team. Vrijdagmiddag is populair, en in december zijn de vrijdagen het eerst vol. Boek dan op tijd.
4. Tel hoeveel collega’s er komen
Het aantal bepaalt bijna alles: welke activiteit past, hoe lang het duurt en wat het kost. Vraag het aantal ruim op tijd na en reken op een paar afmeldingen.
5. Kijk welke ruimte er is
Gaan jullie weg, of blijft het uitje op het werk? Meet bij een uitje op locatie de vrije vloer van de kantine, vergaderzaal of hal. Voor een VR-arena met 6 spelers is ongeveer 6 bij 6 meter nodig. Met de ruimte-checker zie je meteen of het past.
6. Maak een programma per kwartier
Een duidelijk programma voorkomt wachten en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is. Begin met een welkom, sluit af met iets gezamenlijks zoals een prijsuitreiking of een borrel. Moet je het eerst voorleggen aan je leidinggevende? Maak dan in 30 seconden een voorstel met programma en prijs.
7. Denk aan iedereen
Niet iedereen houdt van hetzelfde. Kies iets waarbij je ook kunt kijken in plaats van meedoen, en vraag naar dieetwensen als er gegeten wordt. Wie slecht ter been is, moet ook mee kunnen doen of gezellig kunnen toekijken.
8. Bedank en deel na afloop
Stuur een kort bedankje met foto’s. Sommige aanbieders maken een eigen fotopagina met de foto’s, scores en winnaars. Zo praat het team er nog lang over na, en heb je al een begin voor het volgende uitje.
De checklist op een rij
- Doel bepaald
- Budget per persoon afgesproken
- Twee of drie datums voorgelegd
- Aantal collega’s bekend
- Ruimte gemeten (of locatie gekozen)
- Programma per kwartier klaar
- Rekening gehouden met dieet en wensen
- Bedankje en foto’s na afloop